Le billet du réuniologue #5 : Bien finir les réunions

par Louis Vareille *

Même si je vous ai dit dans les billets précédents que la préparation, le démarrage, l’animation des réunions étaient importants, je prends le risque de vous laisser penser que tout est important dans une réunion, alors que je vais partager ici quelques idées sur la clôture de vos réunions … car c’est important J

En effet, la clôture va jouer un rôle clé sur l’impression avec laquelle les participants vont quitter la réunion.

Il convient tout d’abord de prendre du temps. Et pour avoir ce temps, le temps nécessaire à la clôture doit être prévu dans l’ordre du jour.

Puis prendre le temps de rappeler les grandes avancées de la réunion, notamment les décisions, et mieux encore les engagements pris. C’est une belle manière de renforcer la « fierté » du collectif dans sa capacité à atteindre ses objectifs et de respecter le concept de « dépendabilité » imaginé par Google avec l’aide d’experts d’Harvard.

Ensuite, prendre le temps de caler la date pour la prochaine réunion, en vérifiant qu’elle soit compatible pour le plus grand nombre.

Enfin, prendre le temps de remercier les participants. Idéalement en appuyant sur une chose que vous avez observé et qui a contribué à faire réussir la réunion.

« Merci pour votre engagement et énergie durant la réunion. »

« Merci pour la manière avec laquelle nous nous sommes écoutés. »

« Merci pour votre préparation et la manière avec laquelle elle a permis d’être efficace aujourd’hui. »

Exprimer ainsi votre gratitude va permettre à tous de quitter la réunion sur une note positive et donner envie aux participants de revenir.

Alors que vous arrivez à la fin de ce billet, je tenais à vous exprimer toute ma gratitude pour l’attention que vous avez bien voulu porter à son contenu … et je vous dis à très bientôt.

*Louis Vareille est vétérinaire de formation et après de multiples expériences dans le monde de l’industrie, il intervient, aujourd’hui, dans les entreprises et les organisations, pour faire de chacune de leurs réunions un moment à la fois productif, engageant et apprenant.

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